¿QUÉ ES UNA FACTURA?
Una factura es un documento que avala la compra-venta de un bien o el préstamo de un servicio, y más allá de amparar a los involucrados dando fe de que la transacción se llevó a cabo y de permitirle al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos, es un documento clave en la declaración de impuestos ya que a través de ella el SAT puede reembolsar los impuestos correspondientes a los contribuyentes.
De forma tradicional, una factura se emitía en papel impreso en establecimientos autorizados por el SAT siguiendo una foliación específica para cada contribuyente dependiendo del número de facturas emitidas bajo su RFC. El emisor anotaba o imprimía los datos correspondientes a la factura en específico y la entregaba al cliente. Por su parte el debía quedarse una copia que serviría para realizar su declaración de impuestos y posteriormente resguardarla por al menos 5 años.
El problema con este sistema es que en muchos casos no podías estar seguro de que si te entregaban una factura esta fuera legal, o si la empresa que te la entregaba era legítima. Así mismo, este sistema podía ser objeto de diversos fraudes ya que tampoco había manera de comprobar quién era el receptor de dicha factura. Por otro lado, el resguardo de este tipo de facturas podría ser complicado y esto podía representar un problema importante si el SAT te realizaba una auditoría y tus documentos fiscales no estaban en orden.
Y DE REPENTE LLEGÓ EL 2010 Y CON ÉL, LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA CFD, ¿QUÉ SUCEDIÓ?
El SAT decidió implementar el sistema de facturación electrónica ya que este da total seguridad de que quien emite una factura es una empresas constituida o una persona física con actividad empresarial y esto se hace a través del Certificado de Sello Digital (CSD) del contribuyente. Este CSD es un documento electrónico que garantiza la vinculación entre la identidad de un contribuyente y su clave pública. De esta manera, quien emitiera o recibiera una factura podría tener total seguridad de su legalidad y validez. El único problema era que este tipo de facturas aún se emitían en papel y se requería de amplios espacios de almacenaje para su resguardo.
ES POR ESTO QUE EN EL 2011 LLEGÓ EL SISTEMA CFDI.
La facturación CFDi tiene todas las ventajas de la facturación electrónica CFD ya que también es necesario dar de alta tu RFC, firma electrónica FIEL y CSD, pero se agregó la facilidad de emitir, enviar y recibir tus facturas de forma totalmente electrónica. Esto supone un inmenso ahorro de papel, dinero y espacio ya que ahora todo puede archivarse de forma electrónica sin necesidad de imprimir, enviar y resguardar en folders, cajas o bodegas enteras. Olvídate de pagar servicios de mensajería o impresiones de facturas, gracias a sistemas de facturación como ioFacturo ahora tan solo debes realizar un gasto mínimo para realizar toda tu facturación.
Tipos de facturas electrónicas
Existe 2 tipos de facturas electrónicas: con formato estructurado y con formato no estructurado.
- Con formato estructurado nos referimos a las facturas creadas desde programas de facturación que contienen datos estructurados y que pueden generarse de forma automática.
- Las facturas electrónicas de formato no estructurado suelen referirse a las facturas que consisten básicamente en una imagen escaneada de un documento original o un fichero PDF.
Estos 2 tipos de facturas electrónicas suelen ser remitidos mediante comunicaciones también electrónicas (internet). La diferencia entre ambas está en la automatización de datos.
Normativa legal de la factura electrónica
Hasta la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2012, las facturas electrónicas debían ir firmadas digitalmente con un certificado reconocido por la Administración.
Este sistema resultaba muy engorroso y hacía que las empresas siguieran utilizando la factura tradicional en papel.
Desde el 1 de enero de 2015 se suprimió este requisito de firma, pero se mantiene la exigencia de garantizar el origen y el contenido, como en cualquier factura impresa remitida por correo ordinario.
Las factura electrónicas deben cumplir los mismos requisitos que el resto de tipos de facturas, para que una factura sea completamente legal es necesario que reúna una serie de datos obligatorios.
Sistemas para garantizar el contenido de una e-factura
El contenido de una factura en papel puede garantizarse con el sello y firma de la empresa que la emite. Por lo tanto, es lógico que la factura remitida por correo electrónico cuente con unas garantías similares.
Todos los modelos de facturas, ya sean electrónicas o en papel, tienen que garantizar la legibilidad, la autenticidad y la integridad del contenido.
En el caso de la factura electrónica los sistemas que se admiten para garantizar el contenido son:
- La firma electrónica reconocida.
- Usar sistemas de intercambio electrónico de datos EDI.
- Otros sistemas distintos a los anteriores. En este caso será necesaria una validación del Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria.
Ventajas de la factura electrónica
El envío de e-facturas por correo electrónico es un sistema ampliamente utilizado en las relaciones comerciales, ya que supone un ahorro considerable de tiempo y costes de impresión.
Entre las muchas ventajas que supone la factura electrónica conviene destacar las siguientes:
- Se acortan los ciclos de tramitación, incluido el de cobro. La facturación online te permite eliminar barreras y retrasos en el proceso. Esto significa que cobrarás más rápido, tendrás unas cuentas más saneadas y más tiempo para hacer crecer tu negocio.
- Mejora el servicio al cliente. Tus clientes también se benefician. Recibirán la factura directamente en su correo y será mucho más fácil, también para ellos, almacenar esta información.
- Se minimizan los errores humanos. Determinados errores en la creación de facturas pueden causar perjuicios de naturaleza fiscal, tanto para el emisor como para el destinatario.
- Se agiliza el acceso a las facturas emitidas y recibidas.
- Reduce el espacio necesario para su almacenamiento lo que implica ahorro de tiempo y recursos.
- Reduce el uso del papel con el consiguiente beneficio para el medio ambiente.
- Tendrás tus facturas mucho más seguras. Los programas de facturación online funcionan en el entorno de la nube. La información estará almacenada con total seguridad, ya que utilizan un sistema de encriptado similar al de los bancos.
- Modernizarás tu negocio.
