Gestión de contenido
empresarial (ECM)
La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se encarga de recopilar de forma automática y central, además de gestionar la información de la empresa. El ECM consiste en la combinación de políticas, estrategias y métodos de trabajo. El software de ECM se encarga del seguimiento del funcionamiento práctico de los procedimientos establecidos.
¿Qué compone el ECM?
La gestión de contenido empresarial está compuesta por varios procesos complejos. Según la visión tradicional, el ECM se compone de:
- Gestión de documentos (Document Management System, DMS): que se encarga de almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.
- Colaboración: se coopera entre usuarios tanto dentro de sistemas de apoyo como dentro de programas informáticos compartidos.
- Gestión de contenido web(Web Content Management, WCM): que consiste en la redacción, colaboración y uso de herramientas de administración de páginas y portales web..
- Gestión de registros (Records Management): la cual incluye todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa.
- Flujos de trabajo (Workflow): que se compone del movimiento automatizado de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial.
- Gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM): la cual intenta idear, optimizar y ejecutar correctamente los procesos de negocios.
Sin embargo, una visión más actual del ECM interpreta esos componentes como pertenecientes a sólo una parte de esta gestión. Hoy en día se considera que el ECM se constituye por las acciones de:
- Capturar: en este proceso se pasan los papeles físicos a formato digital dentro de un repositorio digital seguro. Esto se realiza con ayuda de un escáner, ya sea con: reconocimiento óptico de caracteres (Optical Character Recognition, OCR); reconocimiento de huella de caracteres (Handprint Character Recognition, HCR); reconocimiento inteligente de caracteres (Intelligent Character Recognition, ICR); reconocimiento óptico de marcas (Optical Mark Recognition, OMR); o con un código de barras.
- Gestionar: esta categoría controla el ciclo de vida de la información para cumplir con las políticas de retención de la organización, del gobierno y de las prácticas de la industria. La gestión incluye todos los elementos tradicionales de ECM(DMS, colaboración, WCM, gestión de registros, flujo de trabajo y BPM).
- Almacenar: consiste en guardar información, incluso temporalmente aquella que no se requiere, desea o está preparada para ser almacenada durante un largo periodo de tiempo. Aun así, almacenar no es lo mismo que preservar. Hay diferentes tipos de infraestructuras usadas como ubicaciones de almacenamiento, tales como sistemas de archivos, el gestor de contenidos, las bases de datos o un Datawarehouse.
- Preservar: esta parte del ECM es la responsable del almacenamiento y de realizar la copia de seguridad a largo plazo del contenido estático. Además, esta función la hace la parte del ECM característica de la gestión de registros, a la vez que también está diseñada para ayudar a las empresas a cumplir con las normativas gubernamentales (como por ejemplo la ley europea GDPR) e industriales.
- Entregar: a esto también se le conoce como output managemento gestión de salida. Esta se encarga de tomar la información de los componentes de gestión, almacenamiento y preservación del ECM y dársela a los usuarios. El contenido llega a dónde y a quién la necesita a través de una serie de herramientas, y asea a través de e-mail, impresoras, sitios web, portales, etc. Los componentes de la entrega se dividen en tres grupos: tecnologías de transformación, seguridad (ninguna de las dos visibles por el usuario) y distribución (dadas al usuario, con diseño final de preferencias).
